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传真与OA整合方案

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传真与OA整合方案

一、市场需求

随着信息化进程的日益深入,企业进继引进了各种各样的软件,如OA、ERP、CRM、PDM等,每个软件都在各自的领域发挥着重要作用,但却相对独立。随着软件的数量日益增多,员工桌面被各类软件占满,企业的各种数据分散在不同的系统中,如何将不同的系统整合到统一平台上,是企业信息化建设发展到一定阶段时面临的新课题。而在这些软件中,都会以不同的方式产生传真数据,如何将传真与各种办公系统进行整合,则是目前需要解决的问题。
同时作为OA解决方案的提供商,也正在计划将传真收发功能集成于您的方案之中,因为传真也是现在企业信息化中不可缺少的一部分 。

二、方案说明
传真与OA系统集成的方式通常有两种,第一种是将软件集成到OA系统中,共用相同的数据库及配置信息, 两个界面可以随意切换,并在服务区中内置Dialogic传真板卡,从用户角度来讲,感觉不到这是两个系统,使用起来就像一体的集成系统一样,但是这种方法对于集成的双方来说都比较复杂,不但要更改软件相关架构,还有安装、调试、管理、维护等诸多问题。第二种是单独建立Fax Server,将OA系统和Fax Server安装到同一局域网内,通过企业Email系统将OA系统和Fax Server连接起来,双方单独工作,互不干扰,除了配置Fax Server外,其余操作全部在OA系统中即可完成,传真的收发都出现在Email信箱里,用户使用时也很安全可靠、方便快捷,这种方案对于集成的双方工作量都较小,而且可以单独调试,互相独立,是目前Fax Server与OA提供商之间合作的主要方式。

传真系统与业务系统的数据交换,体现在以下二方面:


用户数据的同步

随着企业不同软件系统的逐步布署,每套应用系统都有一套自己的用户数据库,管理员要维护不同系统的用户信息,这给管理员增加了很多的工作量。企业需要用统一的用户机制来实现统一管理。Fax Server提供多种方式实现用户数据的统一管理:
方式一:导入外部用户数据。将其它业务系统的用户数据导出,再导入到Fax Server中,实现了用户机制的当前一致性,但非实时性更新。
方式二:随着Windows域管理在企业中日益普及,活动目录中的域用户帐号(AD)正逐渐成为各个业务系统用户数据互相连接的中间桥梁。Fax Server实现了用户信息自动与Windows 活动目录中的域用户信息(帐号、密码等)实时同步,用户在域管理状况下登录系统的帐号即是Fax Server的帐号,密码实时到域中验证,极大方便了大型企业对内部用户帐号的统一管理。
方式三:若业务系统(OA、CRM、ERP等)的用户数据库提供开放接口,Fax Server也可与业务系统的用户数据实时同步,实时读取数据库中的用户信息,实现不同业务系统的用户信息共享。


传真收发过程的数据交换
任何可以打印的文档都可以通过Fax Server传真系统发送传真,“Fax Server虚拟打印机”作为传真系统与其它业务系统进行数据交换的中间件,将当前的发送内容通过打印的方式转换成传真格式提交给Fax Server,解决了绝大多数公司业务系统数据发送传真的问题。
除了这种最简单、最常用的调用方式,传真服务器同样提供丰富而灵活的二次开发接口与业务系统紧密集成,将传真嵌入到业务系统中,实现从业务系统中直接发送传真,接收传真,管理传真。


传真服务器可实现主要功能如下: 

● 语音提示:无论发送传真还是接受传真,系统都会提供相应的语音提示,方便用户使用。
● E-mail To Fax:用户可以将所需发送的传真文件以E-mail附件形式发送给Fax Server ,由Fax Server自动完成发送任务。
● Fax-To-Email:所有收到的传真可以同时以电子邮件附件(TIF格式)的形式通过指定的邮件服务器发送给用户。
● 传真机发电邮:用户无须用计算机,只要能找到任何一部传真机,通过Fax Server,即可把文档发到对方 Email 里,方便、省钱。
● 传真群发:用户可以将所需发送的传真文件同时发送给若干个不同的用户,只需轻点发送确认键。
● 失败重发:在发送传真失败时,Fax Server可以根据用户预先设定自动进行多次发送,直到发送成功。
● 地址簿管理:用户可以使用OA地址簿管理您的联系人信息,发送传真可直接从地址簿中导入一个或多个联系人传真号码
● 管理日志:将接收和发送传真的详细信息记录在服务器的数据库中,系统提供传真系统工作情况,预防与解决问题。
● 远程控制:通过浏览器可以对网络传真服务器运行状态进行控制,包括服务引擎的开始和停止、系统的关闭。

三、方案优势
传真服务器实现传真智能化处理,支持网络办公和远程办公。无论在办公室或出差,收发传真就像收发 Email 一样简单。可以说是在任何时间、任何地方、提供多种方式收发传真。再不受传统的有线传真机所限制,传真可以直达个人信箱,自动存档。传真服务器的主要优势:
● 高效的传真收发能力。产品支持多路传真、大量传真并收并发。多路传真时,负载平衡技术能均匀分配每个传    真端口发送传真的工作量,能智能调节接收线路和发送线路,从而避免传真占线,提高传真收发效率。
● 传真线路自动负载均衡。当有大量传真或群发传真时,将自动寻找空闲的线路发送,并均衡每条传真线的传真负载量,让传真变得更加快速而高效。
● 稳定的传真卡支持。高品质的传真卡,为用户提供硬件、软件的整体解决方案,确保系统的稳定性,售后服务的一致性。
● 简单的安装配置、使用操作。系统的安装配置(包括软件和硬件传真卡)非常简单,一般水平的技术人员即可完成,无须专业人员指导。客户端的操作界面简洁,人性化,符合用户的操作习惯,无须指导几分钟即可学会,省去了企业使用新系统前的培训工作。
● 智能的权限管理。可对传真线路进行权限控制,设置某条传真线只接收传真、只发送传真、或可收发传真;可对用户进行权限控制,控制用户发送传真、接收传真、内部转发传真、传真转发邮件、发送长途传真等权限;
可对用户的签章权限控制,用户只能使用自己权限内的签章。
● 高效支持MFP(多功能一体机)。高效兼容多种MFP(多功能一体机)。目前大多数MFP不再具有传真功能。传真服务器和MFP的结合将更完美的实现办公自动化和无纸化。
● 让传真变得随时随地。无论出差在哪里,只要通过互联网能连上公司的传真服务器,如同在公司一样自如地收发传真,也可通过E-MAIL收发传真。